Документы для миграционного учета: что важно знать работодателю

Представьте: вы нашли отличного специалиста. Он энергичен, грамотен, у него редкие навыки — мечта любого HR. Но есть один нюанс: он иностранец. И тут начинается целый квест под названием «миграционный учет». Что, как, куда подать, в какие сроки — не перепутаешь ли чего? Ошибся — и вот уже штраф, проверка, а то и уголовная ответственность.

Чтобы избежать сюрпризов, давайте разберёмся вместе: какие документы нужны для миграционного учета иностранных сотрудников, и что обязательно должен знать работодатель, если хочет спать спокойно.

🔍 Что такое миграционный учет?
Миграционный учёт — это регистрация иностранного гражданина по месту пребывания в России. Делается это для того, чтобы государство могло отслеживать, кто где находится, и на каких основаниях. Это не просто формальность, а обязательная процедура, регулируемая законом № 109-ФЗ от 18.07.2006 г.

📌 Кто обязан становиться на миграционный учет?
Любой иностранный гражданин, въехавший на территорию РФ, должен встать на миграционный учет в течение 7 рабочих дней (а иногда — и 1 дня, например, для граждан ЕАЭС, например, для граждан ЕАЭС). Причем не важно, приехал он по работе, учёбе или в гости к бабушке — уведомление о прибытии всё равно требуется.

👔 Кто выступает принимающей стороной?
Если человек приехал работать, принимающей стороной выступает работодатель. Это значит, что именно вы, как организация, несёте ответственность за его постановку на миграционный учет.

📎 Какие документы нужны для постановки на учет?
Вот список основных документов, которые потребуются от иностранного гражданина и от вас как работодателя:

От иностранного гражданина:
Паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность).
Миграционная карта (выдается при пересечении границы).
Виза (если требуется по гражданству).
Трудовой договор или гражданско-правовой договор.
Разрешение на работу или патент (если необходимо по типу въезда).
Регистрация по месту жительства (если уже есть).
От работодателя:
Уведомление о прибытии (заполняется в 2 экземплярах).
Копия паспорта работодателя (если ИП) или учредительные документы (если юрлицо).
Доверенность на подачу (если документы подаёт не директор).
Копия трудового договора с иностранцем.
Копия приказа о приеме на работу.
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
Договор аренды или право собственности на помещение, где будет проживать сотрудник (если жильё предоставляете вы).
💡 Важно: Если иностранец проживает в общежитии, гостинице или на съемном жилье, принимающей стороной может быть арендодатель или управляющая компания. Но чаще всего именно работодатель берет всё под свой контроль.

🕒 Сроки, которые нельзя нарушать
7 рабочих дней — стандартный срок постановки на учет после прибытия.
1 рабочий день — для граждан ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) — особенно важно!
3 рабочих дня — на подачу уведомления о заключении или расторжении трудового договора с иностранцем.
🚨 Что будет, если не подать документы вовремя?
Нарушения миграционного учета могут стоить очень дорого:

📄 Штрафы:

На должностное лицо: от 40 000 до 50 000 ₽
На юрлицо: от 400 000 до 800 000 ₽
В Москве, СПб и регионах-федералах — до 1 000 000 ₽ или приостановление деятельности на 90 дней
📍 Депортация иностранного сотрудника — если нарушения повторяются.

📌 Проверки УВМ МВД (бывшая миграционная служба) с пристальным вниманием к другим сотрудникам компании.

🛡 Лайфхаки и советы для работодателя
✅ Заведите учетную таблицу со всеми иностранцами: кто когда прибыл, кто за что отвечает, какие сроки.
✅ Делегируйте миграционный учет HR или специалисту по кадрам, особенно если сотрудников много.
✅ Проверяйте копии документов — особенно визу и миграционную карту. Иногда иностранец сам не замечает ошибок.
✅ Храните все уведомления и копии регистрации — они могут понадобиться при проверке.
✅ Используйте электронные сервисы МВД — это ускоряет процесс и снижает риск ошибок.
✍️ Вывод
Миграционный учет — это не страшно, если подойти к вопросу с умом. Да, он требует внимания к деталям, срокам и бумажной волоките. Но как только вы выстроите чёткую систему учета, всё будет работать как часы. А ваши иностранные сотрудники смогут спокойно и легально работать, а вы — спокойно развивать бизнес.

Ведь правильный кадровый учет — это не просто бумажки. Это ваша защита и уверенность в завтрашнем дне.