Какие документы проверяет кадровый аудит и как избежать штрафов: путеводитель для HR-специалистов

В мире, где одна забытая бумажка может обернуться многотысячным штрафом, кадровый аудит превращается в настоящего супергероя, оберегающего компанию от бед. Но чтобы этот герой не застал вас врасплох, важно заранее знать, что он ищет в папках с документами и как обезопасить себя от санкций со стороны проверяющих органов.

Разберёмся по полочкам, с легким налётом юмора, но со всей серьёзностью дела.

📂 Что такое кадровый аудит и зачем он нужен?
Кадровый аудит — это системная проверка ведения документации по персоналу. Он может быть:

внутренним (инициированным самой компанией — лучший друг кадровика!);
внешним (проводится по запросу госорганов — инспекции труда, прокуратуры, ФСС и др.).

Цель одна: выявить ошибки в кадровом учете, устранить риски штрафов и судебных исков. А также наладить процессы управления персоналом.

📋 Какие документы проверяет кадровый аудит?
А теперь — к сути. Ниже список ключевых документов, которые обязательно попадут под «микроскоп» аудиторов.

Локальные нормативные акты (ЛНА).
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Положение о персональных данных
Положение об оплате труда
Положение о премировании
График отпусков (с подписями!)
Штатное расписание

Важно: Все ЛНА должны быть утверждены, подписаны, доведены до сведения сотрудников под роспись.

Трудовые договоры и допсоглашения.
Заключены ли они вовремя?
Есть ли обязательные условия (график работы, место, размер зарплаты)?
Подписаны ли обеими сторонами?
Есть ли актуальные изменения (перевод, отпуск, увольнение)?

Ошибки здесь — прямой путь к трудовой инспекции.

Приказы и распоряжения.
О приёме, переводе, увольнении
О предоставлении отпуска
О поощрениях и взысканиях

Проверяют наличие подписи руководителя и ознакомления работника.

Личное дело сотрудника.
Анкета/резюме
Паспорт
Трудовая книжка (или электронная форма СТД-Р)
Документы об образовании, воинском учёте, ИНН, СНИЛС
Заявления на приём, отпуск, увольнение и т.д.

Табель учёта рабочего времени
Ошибки в табеле = нарушения в расчёте заработной платы = штраф.

Важно: Вести табель ежедневно. А также правильно обозначать коды отсутствий (отпуск, больничный и т.д.)

Журнал регистрации инструктажей
Если в компании есть охрана труда — этот журнал обязателен.

Документы по охране труда и медосмотрам
Приказы о назначении ответственного за ОТ
Протоколы вводных инструктажей
Направления на медосмотры и их результаты

⚠️ Чем грозит неправильное ведение документов?
Вот небольшая подборка штрафов, чтобы стало совсем не по себе:

Нарушение Штрафы (юр. лица)
Отсутствие трудового договора до 100 000 руб.
Ошибки в трудовых книжках до 50 000 руб.
Нарушения по охране труда до 130 000 руб.
Нарушение порядка хранения персональных данных до 75 000 руб.

И это не считая возможных выплат сотрудникам по искам, восстановления на работе и других радостей судебного процесса.

✅ Как избежать штрафов: 5 советов кадровикам
Проверьте “кадровый скелет” компании. Начните с самопроверки или закажите внешний аудит.
Автоматизируйте кадровый учет. Электронный документооборот — не только удобно, но и безопасно.
Внедрите чек-листы по кадровому учету. Для каждого этапа: приём, увольнение, отпуск и т.д.
Регулярно обучайтесь. Изменения в ТК РФ происходят часто. Не пропускайте!
Заведите кадровый календарь. Поможет не забыть про график отпусков, отчёты в ПФР и пр.

🎯 Заключение
Кадровый аудит — не враг, а союзник. Это как ежегодный чекап для здоровья бизнеса. Профессионально выстроенный документооборот не только спасает от штрафов, но и повышает доверие со стороны сотрудников и проверяющих органов.

Не откладывайте аудит в долгий ящик. Пусть ваши папки будут в идеальном порядке, а проверяющие — с улыбкой уходят из офиса с пустыми блокнотами.