Основы кадрового учета: что должен знать каждый HR-специалист

Кадровый учет — это одна из важнейших функций в любой организации, напрямую влияющая на законность и эффективность работы с персоналом. HR-специалист, независимо от уровня своей квалификации, обязан владеть основными принципами и процессами кадрового учета. В этой статье мы подробно рассмотрим, что должен знать каждый HR-специалист в области кадрового учета, чтобы обеспечивать правильное ведение документации и соблюдение трудового законодательства.

Что такое кадровый учет?

Кадровый учет — это процесс систематизации и хранения информации о сотрудниках организации. Он включает в себя работу с личными делами работников, ведение учета рабочего времени, расчет заработной платы, оформление и учет различных видов отпусков, командировок, а также других кадровых операций, таких как прием, перевод, увольнение и т.д. Кадровый учет — это не только обязанность HR-специалиста, но и важная часть бухгалтерии. Поскольку многие данные из кадрового учета напрямую влияют на расчеты заработной платы и налоги.

Основные документы кадрового учета

Каждому HR-специалисту необходимо знать перечень ключевых документов, которые обязательно должны быть в организации для ведения кадрового учета:

Трудовой договор — основной документ, регулирующий трудовые отношения между работодателем и сотрудником.
Приказы по личному составу — это приказы, касающиеся приема, перевода, увольнения сотрудников, а также предоставления отпуска и других кадровых изменений.
Личные дела сотрудников — персональные папки, содержащие копии трудового договора, паспорта, дипломов и других документов, подтверждающих квалификацию и личность сотрудника.
Книги учета трудовых книжек — для организаций, где ведется учет трудовых книжек, важен правильный подход к их ведению и хранению.
Справки о заработной плате, отпускных, больничных — важные документы для правильного расчета и отражения данных в бухгалтерии.

Прием на работу и оформление трудового договора

Правильное оформление трудового договора — это первое, с чего начинается работа с сотрудником. Трудовой договор является основным юридическим документом, определяющим условия работы, обязанности и права сторон.

Обязательные элементы трудового договора:

Ф.И.О. сторон
Должность
Условия труда
Размер заработной платы
Права и обязанности сторон
Условия расторжения договора

После подписания трудового договора работник должен пройти медицинское освидетельствование (если это предусмотрено). А также получить инструктаж по технике безопасности, если его должность предполагает определенные риски.

Учет рабочего времени

HR-специалист обязан организовать правильный учет рабочего времени сотрудников, что важно не только для расчета заработной платы, но и для соблюдения трудового законодательства. Важно знать:

Продолжительность рабочего дня и недели.
Графики работы и сменные работы.
Периоды сверхурочных часов.
Отпуска и болезни — правильный учет времени, когда сотрудник отсутствует, поможет избежать ошибок в расчетах и начислениях.

Оформление отпусков и командировок

Одной из ключевых задач HR-специалиста является учет и оформление отпусков:

Основной отпуск — для его оформления работник подает заявление, и в ответ издается приказ.
Дополнительный отпуск — может предоставляться в зависимости от условий труда (например, для работников, занятых во вредных условиях) или по другим основаниям (например, отпуск для ухода за ребенком).
Командировки — также требуют соответствующего оформления, включая приказ, учет затрат на командировку. А также соблюдение законодательства по оплате командировочных расходов.

Перевод сотрудников на другие должности или условия труда

Перевод работника на другую должность или условия труда — это процесс, который также должен быть оформлен документально. Собственно говоря, перевод может быть временным или постоянным и требует:

Оформления приказа о переводе.
Изменения трудового договора (при необходимости).
Уведомления работника.

Увольнение сотрудников

Процесс увольнения сотрудника — это последний этап в трудовых отношениях с ним. HR-специалист должен соблюсти все юридические требования для того, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к юридическим последствиям.

При увольнении нужно учесть:

Правомерность увольнения (согласно Трудовому кодексу РФ).
Оформление приказа об увольнении.
Рассчет с сотрудником (выдача заработной платы, компенсация за неиспользованный отпуск и другие выплаты).
Возврат трудовой книжки и других документов.

Взаимодействие с государственными органами

HR-специалист также должен взаимодействовать с государственными органами. Такими как Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и налоговые органы. Эти органы требуют своевременной и правильной отчетности по трудовым отношениям в организации.

Основные обязанности в этом направлении:

Подготовка и подача отчетности о числе сотрудников.
Отчеты по выплатам в пенсионный фонд.
Налогообложение заработной платы.

Основы защиты персональных данных

HR-специалист должен обеспечить защиту персональных данных сотрудников. Важно понимать, какие данные могут быть использованы в кадровом учете, а какие должны быть защищены от несанкционированного доступа.

Соблюдение законодательства о персональных данных (например, Федеральный закон №152-ФЗ):

Хранение персональных данных в защищенных системах.
Обработка данных только с согласия сотрудников.
Соблюдение конфиденциальности.

Заключение

Итак, кадровый учет и его основы — это не просто формальность, а важный элемент в управлении персоналом, который позволяет минимизировать риски и создать здоровую, законную и эффективную трудовую атмосферу в компании. HR-специалист, который знает и применяет все правила и стандарты кадрового учета, способен не только организовать правильное взаимодействие с сотрудниками, но и обеспечить законность и прозрачность трудовых отношений в организации.

Следуя рекомендациям, изложенным в статье, HR-специалист обеспечит правильный кадровый учет. В свою очередь, это поспособствует росту доверия к компании и ее успешному функционированию.